Como ser um líder remoto eficaz durante a quarentena

O mundo está fechado em casa, as pessoas sentem-se ansiosas e muitas empresas estão em risco. Mas é preciso continuar a trabalhar, adaptando-nos às novas condições. O seu objetivo como líder - ajudar sua equipa a ter sucesso e expandir o negócio - não muda, mas a sua abordagem e métodos podem precisar de se alterar. Neste artigo, queremos dar-lhe algumas ideias para ajudá-lo a liderar sua equipa nesses tempos difíceis, tornando-se um líder remoto eficaz, para a sua equipa alcançar os resultados que ambiciona.

1. Reajuste suas expectativas e comunique-as à sua equipa

"A grande maioria das pessoas quer fazer um bom trabalho. Mas, se não souberem o que espera que seja o dia deles, terão dificuldade em atender a essas expectativas". (Sarah Park, Presidente da MeetEdgar)

Não é realista pensar que, nas circunstâncias atuais, todas as pessoas possam manter um emprego das 9 às 5 em tempo integral. Mesmo que tenha um plano para o trabalho remoto normal, as coisas estão um pouco diferentes agora: as creches estão fechadas, as escolas estão fechadas, os recursos são mais escassos, as famílias estão trancadas e as emoções estão à flor da pele. Isto significa que os líderes não podem esperar que as suas equipas sejam tão funcionais quanto costumam ser, e os colaboradores não podem esperar que seus líderes saibam imediatamente como liderá-los remotamente.

Assim, comece por:

Considerar permitir que os seus colaboradores mudem seu horário de trabalho quando necessário.
Ser compreensivo se alguém tiver que sair no meio de uma reunião.
Falar sobre o impacto desta situação de forma honesta e aberta.

Cabe a si como líder ser realmente claro sobre quais são as expectativas:

Esclareça o objetivo da equipa e as metas para alcançá-lo.
Certifique-se de que todos sabem para o que estão a trabalhar e quais são as prioridades.
Em seguida, comunique as alterações numa reunião de equipa.
Especifique as datas das entregas e como comunicar o progresso.

2. Invista tempo a planear

"Quando começa o dia de trabalho? E quando acaba? Criar uma linha entre trabalho e casa é difícil [no trabalho remoto]." (Jeff Gothelf, autor e coach)

Uma das razões pelas quais muitos líderes não aprovam o trabalho remoto é que eles temem que os colaboradores relaxem demasiado. Mas, de facto, o oposto tende a ser a realidade: é mais provável que colaboradores remotos trabalhem demais! Quando a sua vida pessoal e o seu trabalho estão ambos sob o mesmo teto, é mais difícil desligar. Estabelecer e respeitar os limites é a chave para manter a confiança e o equilíbrio.

Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo no planeamento:

Para a sua equipa:

Se decidiu não ter um horário fixo, peça a todos que bloqueiem o horário no calendário para indicar quando estarão a trabalhar. Procure ter uma sobreposição significativa entre as agendas de todos.
Use o seu calendário para mostrar os horários durante o dia de trabalho em que estará ocupado, se tiver um compromisso ou planear fazer um trabalho focado.
Seja claro quando acabar o dia de trabalho e realmente desligue o computador.

Para si:

Tenha um espaço de escritório dedicado ou use parte de uma sala para trabalhar.
Escolha um sinal que avise a sua família quando estiver no modo de foco, explicando-lhes porque é importante evitar interrupções.
Se tiver filhos, ensine-os a serem auto-suficientes e a ocuparem-se da melhor maneira possível.
Configure lembretes para fazer pausas, beber água e alongar.
Instale ferramentas de limitação de distração para ajudá-lo a manter o foco no trabalho.
Agende um horário todos os dias para relaxar, fazer exercício e passar tempo com a sua família (offline ou online).
Quando o dia útil terminar, desative as notificações de aplicações relacionadas com o trabalho.

3. Concentre-se nos resultados e não nas horas de trabalho.

"Lidere com confiança. Não há nada mais desmotivador para alguém que está habituado a ter muita liberdade e muita confiança do que ficar remoto e começar a ser micro-geridos". (Kieran Flanagan, vice-presidente de marketing da HubSpot)

Quando passam a liderar remotamente, alguns líderes caem na armadilha da micro-gestão, concentrando muito tempo e energia na monitorização das horas de trabalho da sua equipa, em vez dos resultados que produzem. Quando todos estão a trabalhar remotamente, há uma coisa que precisa de mudar imediatamente: o foco precisa passar do tempo gasto no trabalho para a produção real! Quando enfatiza os resultados, mostra que confia na sua equipa para gerir o seu próprio tempo e carga de trabalho.

É claro que, se houver pessoas que precisem de um gerenciamento mais próximo, ofereça isso. Mas as pessoas que prosperam com independência devem continuar a tê-la.

Algumas dicas para o ajudar nesta questão:

Comece por enviar um email ou uma mensagem diária para a sua equipa, a partilhar as suas prioridades para o dia.
Volte a comunicar ao final do dia para comemorar as suas vitórias e criar planos para alcançar as prioridades que não alcançou.
Marque uma reunião de equipa de 30 minutos no final da semana para partilhar os resultados da semana.
Feedback regular e claro é essencial. Quando as pessoas se saírem bem, diga-o! Saiba com antecedência se eles preferem um elogio particular ou uma mensagem pública.

4. Agendar check-ins individuais regulares

"O trabalho não remoto padroniza primeiro a comunicação de distração maior, feita pessoalmente. O trabalho remoto é o padrão de distração menor, que é a não comunicação." (Mike Knoop, co-fundador da Zapier)

Quando começar a mudança para o trabalho remoto:

Estabeleça reuniões de "check-in" regulares, mais do que normalmente faria.
Dê aos colaboradores um pouco mais de orientação do que o normal para ajudá-los neste cenário novo e incerto.
Pergunte a cada pessoa: "Tem tudo o que precisa para ser produtivo e confortável enquanto trabalha remotamente? Existe algo na sua configuração remota de trabalho que possa apresentar desafios ou que possamos precisar de contornar? Existe algo que eu possa fazer para apoiá-lo?”
Procure soluções sempre que possível.

Tente entender como eles se estão a adaptar a esta mudança abrupta, o que estão a fazer de diferente e como estão seus familiares. Passe os primeiros cinco minutos de cada chamada individual a falar sobre a vida do seu colaborador, mostrando uma preocupação real com seu estado emocional.

Pode parecer um desperdício de tempo precioso, mas é uma maneira de garantir que todos ainda se sentem conectados, o que é crucial na construção de uma cultura remota que funcione. Adicionalmente, agradecer aos colaboradores pelo seu esforço e comunicar com frases como "nós vamos ultrapassar isto" pode aumentar o moral da equipa.

Peça aos colaboradores que preencham uma agenda e envie a sua com antecedência, com tópicos como estes:

As Minhas prioridades para a semana
Principais atualizações sobre as principais prioridades da semana passada
Temas em que preciso de ajuda
Algo que o líder pode fazer para me apoiar melhor no meu trabalho é…
Tópicos que ainda não estou a tratar
O que mais está na lista de prioridades do líder?
Próximas etapas

5. Reveja as práticas de comunicação da sua equipa.

"O maior problema da comunicação é a ilusão de que ela ocorreu". (George Bernard Shaw)

A mudança repentina para um trabalho remoto pode fazer com que colaboradores e gestores se sintam isolados e desconectados, ou a comunicação pode tornar-se muito dispersa e desorganizada. Evite isso definindo práticas de comunicação que incentivem a conexão (formal e informal).

Mantenha a consistência o máximo possível - a menos que as ferramentas que já usa não estejam à altura do desafio, continue a usá-las. Estes tempos já são caóticos o suficiente sem introduzir mais ferramentas desconhecidas na comunicação!

Algumas dicas para melhorar a comunicação dentro da sua equipa:

Promova a comunicação proativa o máximo possível.

Defina muito claramente com a sua equipa como cada ferramenta deve ser usada - o email pode ser usado para anúncios mais formais e não urgentes, uma aplicação de mensagens para discussões e brainstorming e uma aplicação de gestão de tarefas para pedir ajuda a colegas.
Se precisar de uma resposta mais rápida de alguém, use o método preferido dessa pessoa.
Ao escrever um e-mail, comece com uma linha de assunto que identifique claramente o tópico e talvez inclua uma categoria de status, especifique se é apenas o FYI (para sua informação) ou "Resposta necessária por ...".
Pense antes de enviar. Leia o que escreveu, verifique se é conciso, para minimizar o tempo que seu email / mensagem levará para processar pelos outros. Quando pedir algo, seja claro sobre o que está a procurar e de quem.
Ao enviar convites de calendário para reuniões, indique como a chamada será conduzida na descrição, com o link para a chamada.

O trabalho remoto requer reuniões mais organizadas:

Decida se precisa realmente de uma reunião - as reuniões nem sempre são a resposta.
Pode agendar uma happy hour para aproveitar o tempo social da sua equipa!
Comece e termine as reuniões a tempo.
Se chegar atrasado à reunião por causa de obrigações anteriores, envie uma mensagem a alguém que estará lá para que ele possa informar a equipa ou peça para alterar o horário da reunião.
Crie reuniões recorrentes com configurações salvas e um link único.
Automatize lembretes de reunião para além do convite do calendário.
Preste atenção às respostas não-verbais durante as reuniões de videochamada. Podem ser acenos de cabeça, olhares confusos ou outras reações faciais durante a reunião.
Estabeleça um protocolo de chamadas em termos de áudio e vídeo, dando prioridade ao vídeo. Use uma ferramenta como o Krisp para bloquear o ruído de fundo.
Procure feedback da reunião criando uma sondagem na chat, ou usando um formulário online.

Aplicações recomendadas:

Comunicação regular: Slack - é muito intuitivo de usar, e a maioria das empresas já o possui. Cada tema de conversa tem um “canal” específico, de forma a ter toda a informação organizada.
Gestão de projetos: Asana ou Trello - de simples listas de tarefas a grandes projetos multifuncionais, estas ferramentas ajudam as equipas a estarem organizadas
Reuniões e videoconferências: Zoom, Skype, Google Hangouts ou outros - configure chamadas com sua equipa e considere gravá-las para uso futuro.
Colaboração em tempo real: GSuite - Documentos, Folhas de cálculo e Apresentações são editáveis por qualquer pessoa na sua empresa (ou mesmo por convidados externos) em tempo real, permitindo que as equipas trabalhem juntas num documento e mantendo um registo de que alterações ocorreram.

Esperamos que estas dicas o ajudem a levar a sua equipa a adaptar-se a estes tempos e a alcançar os seus objetivos!

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Inês Andrade | Marketing Manager

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