Até que ponto os RH devem intervir no design do espaço de trabalho?

O Design do espaço de trabalho impacta na satisfação de várias necessidades e tem fortes implicações nos resultados dos colaboradores. O espaço de trabalho deve transmitir uma experiência de qualidade, ajudar a transmitir a cultura da organização, facilitar a inovação e o trabalho em equipa e passar um sentimento de bem-estar no local de trabalho.  

Será que o tipo de escritório afecta de uma forma significativa o desempenho e o engagement dos colaboradores?

Esta é a pergunta que os gabinetes de RH estão a esforçar-se para responder. Vejamos primeiro qual o impacto do design do espaço de trabalho nas necessidades atuais das pessoas no trabalho. Tal como as pessoas têm necessidades básicas na vida como a comida e a segurança, as pessoas têm diferentes necessidades no trabalho. A Steelcase propõe uma pirâmide de Necessidade no Escritório onde as necessidades básicas são a tecnologia com o acesso a computadores e a wifi, depois vem a necessidade de variedade de tipos de espaços que suportem diferentes tipos de trabalho, em terceiro lugar vem a permissão para usar espaços informais e no topo estão as necessidades de bem estar físico, cognitivo e emocional. Um estudo que foi feito nesta área revelou que a maioria das organizações só está a satisfazer as necessidade de tecnologia e a permissão para usar espaços informais, ou seja o 1º e o 3º nível de necessidades. As necessidades de variedade de tipos de espaços que suportem diferentes tipos de trabalho e as necessidades de bem estar físico, cognitivo e emocional não estão a ser satisfeitas segundo a maioria dos colaboradores estudados.

Relativamente à Variedade de espaços que permitam relações pessoais, privacidade e conforto, 53% das pessoas inquiridas diz que não consegue encontrar o tipo certo de espaço. As empresas optam muito pelo open space que é uma organização do espaço interessante para a metade de pessoas extrovertidas e para tarefas que requerem muitas relações pessoais. No entanto esta forma de organizar o espaço dificulta muito o trabalho focado, aumenta a distração e cria muita ansiedade à metade de pessoas introvertidas. Isto não quer dizer que se volte aos gabinetes. Os open spaces devem continuar a existir mas também têm de haver locais com privacidade, sem ruído e livres de distrações.

• O que é importante é a possibilidade de os colaboradores escolherem o espaço de trabalho que combina com a tarefa que têm em mãos – se necessita de foco ou se necessita de colaboração

O estudo que a Steelcase fez em 17 países revelou que os colaboradores que tinham controle sobre onde e como trabalhavam e eram livres de escolher o tipo de espaço estavam 88% mais engaged no trabalho. Em relação ao Bem estar físico, cognitivo e emocional as pessoas dizem que não estão satisfeitas e as queixas principais são sentirem-se isoladas mesmo quando estão no meio de muitas pessoas e sentirem muita ansiedade – as duas epidemias do Séc XXI. Algumas formas das empresas aumentarem a satisfação dessas necessidades, são:

• Dar espaço para os colaboradores se movimentarem para o cérebro ter uma maior performance um aspecto – O cérebro é regenerado por movimento corporal, sendo que o movimento leva a novas ideias. É por isso importante pôr-se de pé, variar a postura ao longo do dia, alternando entre sentado, em pé, estendido, a andar. Para além disso, as pessoas gostam de mudar de espaço de trabalho pois quebra a rotina, reativando o cérebro.
• Dar espaços de descanso, com luz natural e de preferência com vista para a natureza que lhes permita ter momentos de mindfulness para ficarem com cérebros mais resistentes e menos stressados, aumentar a clareza e a inspiração.
• Facilitar os encontros entre pessoas, física e virtualmente, com lounges, videoconferências, quadros brancos para trocarem mensagens sem ser online.
• Transmitir a cultura da empresa de uma forma consistente e visível no espaço de trabalho. Por exemplo, se a cultura da empresa é de inovação, então deve haver a facilitação dos encontros pessoais e deve haver um ambiente que promova a imaginação e o conhecimento com várias formas de arte, padrões distintos nas paredes, bibliotecas e decoração com algo de “louco” ou out of the box. Se o mindset for flexibilidade ou adaptabilidade, o design do escritório deve facilitar que as pessoas mudem de local e de perspectiva. Assim pode deixar de haver lugares fixos, passaram a só haver portáteis e pode haver paredes amovíveis.

A preocupação crescente das empresas em facilitar estes locais de trabalho que ajudam as pessoas a dar o seu melhor tem muito a ver com a guerra do talento que está a levar as empresas mais competitivas a focarem-se em dar experiências aos seus colaboradores com o mesmo grau de qualidade das experiências com os clientes. O espaço físico transmite a cultura da organização quer seja intencionalmente ou não e vai impactar fortemente na atração e retenção de talento. Os RH passam assim a ter uma importância maior e a intervir em áreas novas, tais como a design do espaço de trabalho.

Isabel Freire de Andrade | Partner da Bright Concept